Las notificaciones realizadas en el fuero penal de las seis circunscripciones del Poder Judicial del Chaco comenzaron a gestionarse mediante un sistema digital que reemplaza lo que era el trabajo manual de confección de cada documento.
De esta manera se reducen tiempos y costos. En lo primero porque lo que antes demandaba varios pasos que incluían impresiones y escaneos, fueron simplificados a la carga de plantillas en línea con modelos automáticos. Como consecuencia, hubo una significativa reducción en el uso de papel, impresoras y scanners.
Sandra Ermacora, directora general de la Oficina de Mandamientos y Notificaciones, explicó que otro beneficio añadido fue que a partir de la puesta en funcionamiento del sistema CEMA (Cédulas y Mandamientos) las dependencias también pudieron reasignar tareas al personal para mejorar el desempeño.
“En esta primera etapa funciona vinculado con el Sistema Integrado de Gestión e Información (SIGI) y en el mediano plazo tenemos previsto extenderlo a los sistemas IURE e INDI del fuero civil y de familia”, señaló la funcionaria.
El desarrollo de la herramienta informática estuvo a cargo de Maximiliano Yaya, agente de la Oficina de Mandamientos y Notificaciones, en un trabajo conjunto con la Dirección de Tecnologías de la Información del Poder Judicial.
Yaya explicó que el CEMA fue muy bien recibido por las y los agentes con quienes trabajaron para conocer las necesidades y opiniones como usuarios. “Nuestra intención fue hacerles partícipes para que se incorporen a la tecnología”, explicó.
La OMN también está trabajando en la reestructuración y redistribución de las zonas para agilizar el trámite de las notificaciones.
Integración de sistemas y automatización
La integración de los sistemas CEMA y SIGI permite remitir mediante los instrumentos de notificación mediante este último “sin necesidad de usar papel, exportar datos, enviar mails, o depender de otras oficinas”. Mientras que “al automatizar el ingreso de las cédulas se facilita a las Oficinas de Mandamientos su seguimiento y control de cumplimiento”, explicaron Ermacora y Yaya.
Esta integración reduce pasos tediosos y poco eficientes de registración y control, de remisión y seguimiento, eliminando o minimizando la posibilidad de errores humanos y suprimiendo las impresiones que se debían realizar.
“Si bien en la actualidad las oficinas absorben la labor de impresión de todas las dependencias penales esta se limita a una sola copia de cédula, la que es entregada al destinatario”, detallaron.
El acta papel confeccionada por el Funcionario se resguarda en las Oficinas para su cotejo, en caso de ser necesario, remitiéndose de manera digital una constancia fiel de la misma con firma electrónica del oficial de justicia.
Además se agilizó el trabajo en las dependencias judiciales que necesitan comunicar un trámite judicial. Hay un ahorro en papel, tinta de impresoras, fechadores automáticos y costos de correo postal, “ya que la aplicación del proceso permite su utilización no solo para las cédulas de la circunscripción, si no que comprenden las Cédulas Ley 380-X, eliminando así la confección del oficio que acompañaba la cédula remitida”.
Por otra parte, no se requiere contar con agentes que se ocupen de la remisión de los instrumentos en soporte papel a las dependencias penales.
Desde la OMN remarcaron que otra ventaja consiste en la “creación y unificación de modelos automáticos de escritos en las oficinas para los informes de devolución de cédulas por anomalías en su confección”.
